Datenschutzerklärung

Zusammenfassung

Wir verarbeiten deine Daten ausschliesslich für den Betrieb von aurenote, hosten in der Schweiz (Genf, Infomaniak) und geben deine Inhalte nicht an Dritte zur Werbung oder für KI-Training weiter. Diese Erklärung ist nach revDSG (Schweiz) und DSGVO (EU) verfasst.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 5 revDSG / Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Recica Solutions
Einzelunternehmen · Inhaber: Donat Recica
Zollstrasse 6, 8212 Neuhausen am Rheinfall, Schweiz
Datenschutz-Kontakt: info@recica-solutions.ch

Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind:

Zugangsanfrage

Wenn du über das Formular Zugang anfragst: gewählter Tarif, Name, E-Mail-Adresse, Sprache und, falls angegeben, Telefonnummer, Firma und deine Nachricht. Wir brauchen diese Angaben, um uns bei dir zu melden, dir eine Offerte zu machen und dein Konto einzurichten; die Anfrage geht dazu auch per E-Mail an uns. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens nach 12 Monaten.

Konto-Daten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, nie im Klartext), gewählte Sprache und wann du den AGB und dieser Datenschutzerklärung zugestimmt hast. Bei Workspace-Mitgliedern zusätzlich die Rolle (Inhaber, Admin, Mitglied, Lesezugriff). Meldest du dich mit Microsoft an: die Kennung deines Microsoft-Kontos und die Zugangs-Tokens von Microsoft, verschlüsselt. Meldest du dich mit Apple an: die Kennung deiner Apple-ID, die E-Mail-Adresse, die Apple uns nennt (auch eine Weiterleitungsadresse von Apple, wenn du deine Adresse verbirgst), beim ersten Mal deinen Namen und einen Zugangs-Token von Apple, verschlüsselt. Löschen wir dein Konto, widerrufen wir die Verbindung bei Apple. Meldest du dich mit Google an: die Kennung deines Google-Kontos, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, wie Google sie uns nennt, und die Zugangs-Tokens von Google, verschlüsselt. Zugriff auf deinen Kalender bekommt aurenote dadurch nicht; den verbindest du getrennt. Schaltest du die Zwei-Faktor-Anmeldung ein: das Geheimnis für deine Authenticator-App und deine Backup-Codes, ebenfalls verschlüsselt.

Notiz-Inhalte

Texte und Metadaten der Notizen, die du erstellst. Wir lesen diese nicht ausser zur technischen Verarbeitung (KI-Suche, Indexierung) und sie sind ausschliesslich für dich bzw. deine Workspace-Kollegen sichtbar.

Meeting-Daten

Wenn du den Bot in ein Meeting einlädst: Audio-Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung, Teilnehmer-Namen (wie vom Meeting-Tool gemeldet) und Vorschläge für Aufgaben. Aufnahmen erfolgen nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden. Der Bot kündigt sich akustisch und im Chat an. Dasselbe gilt für Aufnahmen, die du selbst machst oder hochlädst: die Tonspur wird aufbewahrt, ist in der App abspielbar und lässt sich herunterladen. Wie lange sie bleibt, bestimmt deine Aufbewahrungsfrist in den Einstellungen; ohne Frist bleibt sie, bis du das Meeting oder dein Konto löschst. Herunterladen dürfen der Eigentümer, wer bearbeiten darf, und, wenn du es beim Teilen erlaubst, alle, die lesen dürfen. Jeder Download wird protokolliert. Gibst du eine Aufgabe weiter, wird das Meeting oder die Notiz mit dieser Person aus deinem Team geteilt (Bearbeiten ist vorgewählt, du kannst auch nur Lesen wählen), und alle, die den Eintrag sehen, erkennen, wer zuständig ist. Aufgaben in einem Meeting oder einer Notiz sehen alle, die den Eintrag sehen dürfen, mit der zuständigen Person, dem Stand und einer Übersicht pro Person. Per Mail öffnet sich nur dein eigenes Mailprogramm; aurenote verschickt dabei nichts.

Zahlungs-Daten

Für die Abrechnung: Name oder Firma, Rechnungsadresse, Tarif sowie die Rechnungen und ob sie bezahlt sind. Kaufst du über die Kasse auf aurenote.ch, zusätzlich die Stripe-Kundennummer und die Kennung des Abos; Kreditkartendaten gelangen NIEMALS auf unsere Server - die Eingabe und Speicherung erfolgt direkt bei Stripe (PCI-DSS Level 1). Bei einem Vertrag auf Anfrage rechnen wir per Rechnung ab und brauchen keine Kartendaten. Kaufst du in der iPhone-App, erhalten wir von Apple die Kaufnummer, das Produkt, Datum und Laufzeit sowie eine Kennung, die den Kauf mit deinem Konto verbindet, aber nie Zahlungsdaten. Apple meldet uns Verlängerungen, Kündigungen und Rückerstattungen, und wir gleichen den Stand täglich mit Apple ab.

Technische Daten

IP-Adresse, User-Agent, Browser-Sprache und Zeitpunkt der Anmeldung. Wir brauchen sie, um Missbrauch zu erkennen, und für die Aktivitätshistorie deines Teams (nächster Abschnitt). IP-Adresse und User-Agent löschen wir nach höchstens 90 Tagen, den Eintrag über die Anmeldung nach einem Jahr.

Aktivitätshistorie im Team

Bist du Mitglied eines Teams, sehen Inhaber und Admins in der Aktivitätshistorie, was du im Team tust (zum Beispiel einladen, teilen, löschen, herunterladen), wann du dich anmeldest, auch fehlgeschlagene Versuche, wann du einen Kalender oder eine KI-Verbindung verbindest oder trennst, und für 90 Tage dein Gerät und deine IP-Adresse. Titel von Meetings und Notizen sehen sie dort nur, wenn sie diese selbst öffnen dürfen. Inhalte, Suchen und das Ansehen von Einträgen erscheinen dort nicht. Einträge der Aktivitätshistorie löschen wir nach einem Jahr.

Kalender-Verbindung

Verbindest du einen Kalender, liest aurenote deine Termine, damit der Bot deinen Online-Meetings beitreten kann. Erlaubst du zusätzlich das Eintragen, trägt aurenote Termine ein, die es in deinen Meetings und Notizen erkannt und du bestätigt hast. Das ist freiwillig; unter «Integrationen» kannst du die Verbindung jederzeit trennen. Je nach Weg bekommen wir dafür diese Berechtigungen:

Microsoft (Outlook, Teams): Lesezugriff auf deine Kalender (Calendars.Read), dein Profil (User.Read) sowie Name und E-Mail-Adresse des Kontos (openid, profile, email), und mit offline_access die Erlaubnis, den Kalender auch abzugleichen, während du nicht angemeldet bist; nur wenn du «Eintragen erlauben» wählst, zusätzlich das Recht, Termine anzulegen (Calendars.ReadWrite).
Google: Lesezugriff auf die Termine deiner Kalender (calendar.events.readonly) sowie Name und E-Mail-Adresse des Google-Kontos (openid, email, profile); nur wenn du «Eintragen erlauben» wählst, zusätzlich das Recht, Termine anzulegen (calendar.events).
iCal: nur die Adresse des Kalender-Feeds, die du selbst angibst. Über sie lesen wir den Kalender ohne Anmeldung.

Gespeichert werden die E-Mail-Adresse und Kennung des verbundenen Kontos, die Zugangs-Tokens (verschlüsselt mit AES-256-GCM) bzw. bei iCal die Adresse des Feeds, und von jedem Termin der nächsten 14 Tage: Titel, Beschreibung, Beginn, Ende und der Link zum Online-Meeting. Wir gleichen alle 15 Minuten ab; Termine, die du im Kalender löschst, entfernen wir beim nächsten Abgleich, solange noch kein Bot dafür geplant ist. Vergangene Termine bleiben gespeichert, bis du die Verbindung trennst. Trennst du die Verbindung oder wird dein Konto gelöscht, löschen wir die Tokens und alle gespeicherten Termine.

Wir nutzen diese Daten nur für diese Funktionen: um dir anstehende Online-Meetings zu zeigen, dich kurz vor einem Termin zu erinnern, wenn du Mitteilungen erlaubst, den Bot beitreten zu lassen, wenn du ihn einlädst oder den automatischen Beitritt eingeschaltet hast, und auf deinen Wunsch Termine einzutragen, die aurenote erkannt und du bestätigt hast. Dafür prüft die KI, solange ein Kalender mit Eintragen verbunden ist, neue und geänderte Absätze deiner Notizen und die Zusammenfassungen deiner Meetings auf Termine und Fristen, beim selben Anbieter wie die Zusammenfassung; erkannte Termine vergleichen wir mit deinen Kalenderterminen, damit nichts doppelt vorgeschlagen wird. Eingetragen werden nur Titel, Zeit und ein Link zu aurenote, nie Text aus Notiz oder Abschrift. Tritt der Bot bei, geht der Link zum Meeting an Recall.ai, und der Titel des Termins wird zum Titel des Meetings. Wir verkaufen Kalenderdaten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen. Niemand bei uns sieht sie an, ausser du erlaubst es ausdrücklich (etwa für eine Support-Anfrage), es ist für die Sicherheit nötig, oder das Gesetz verlangt es.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die aurenote über Google-APIs erhält, an andere Apps hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Die App für iPhone und Android

Die App zeigt die Website aurenote.ch in einem eigenen Fenster. Sie verarbeitet deshalb dieselben Daten wie die Website, mit derselben Anmeldung, und enthält keine Analyse- oder Werbe-Werkzeuge. Sie fragt nach den Berechtigungen, die ihre Funktionen brauchen: Mikrofon (Aufnahmen), Kamera und Fotos (Bilder und Videos in Notizen und an Aufgaben) und Mitteilungen. Jede davon kannst du in den Einstellungen deines Telefons wieder entziehen.

Push-Mitteilungen

Erlaubst du Mitteilungen, meldet dir die App, wenn eine Zusammenfassung fertig oder ein Meeting fehlgeschlagen ist, zu den Zeiten, die du in den Einstellungen wählst (ohne Änderung: am Fälligkeitstag um 8, 11 und 15 Uhr, für Überfälliges um 8 Uhr und werktags um 17 Uhr für den nächsten Tag, freitags bis Montag), wenn Aufgaben fällig oder überfällig sind, kurz bevor ein Termin aus deinem verbundenen Kalender beginnt, wenn aurenote einen Termin oder eine Frist erkennt und eine Stunde vor einem eingetragenen Termin, und wenn jemand ein Meeting oder eine Notiz mit dir teilt oder dir eine Aufgabe gibt. Jede Art kannst du in den Einstellungen einzeln abschalten. Dafür speichern wir die Push-Kennung (Token) deines Geräts, die Plattform (iOS oder Android) und die App-Version. Zugestellt wird über Firebase Cloud Messaging von Google in den USA; auf iPhones reicht Firebase die Mitteilung an den Apple Push Notification service weiter. Eine Mitteilung enthält einen kurzen Hinweis, den Text fälliger Aufgaben und von Aufgaben, die dir jemand gibt, Titel von Meetings, Notizen oder Terminen, die Uhrzeit eines Termins und den Namen der Person, die etwas mit dir geteilt oder dir eine Aufgabe gegeben hat, nie aber Transkript oder Zusammenfassung. Ein Titel kann von der KI aus dem Inhalt des Meetings gebildet sein. Was in einer Mitteilung steht, kann auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein; in den Einstellungen deines Telefons kannst du die Vorschau ausblenden, solange es gesperrt ist. Damit nichts doppelt kommt, halten wir 60 Tage lang fest, welche Mitteilung wir dir wann geschickt haben. Schaltest du Mitteilungen in den Einstellungen aus oder meldest du dich ab, löschen wir die Kennung; ungültige Kennungen entfernen wir automatisch.

KI-Connectors (Claude, Codex, ChatGPT, Gemini)

Ab dem Tarif Plus kannst du aurenote mit einer KI verbinden, etwa mit Claude von Anthropic, mit Codex und ChatGPT von OpenAI oder mit Gemini von Google in Antigravity. Das ist freiwillig und geschieht nur, wenn du die Verbindung selbst einrichtest und freigibst. Die KI ruft dann über deine Verbindung Meetings, Abschriften, Notizen und Aufgaben ab, wenn du sie im Chat danach fragst, und legt, wenn du es erlaubst, Notizen und Aufgaben an, ändert Aufgaben und Abschnitte von Notizen, die du bearbeiten darfst, setzt Aufgaben auf «In Arbeit» oder erledigt, weist Aufgaben in Einträgen, die du bearbeiten darfst, Personen aus deinem Team zu (dafür sieht sie deren Namen und E-Mail-Adressen), hakt Aufgaben ab, die dir jemand gegeben hat, und hängt Bilder und Dateien wie PDF, Word oder PowerPoint an Notizen. Ein Bild oder eine Datei, die du in ChatGPT übergibst, ruft aurenote dafür bei OpenAI ab; aus einer anderen KI lädt diese sie hoch. Du kannst ein Foto oder eine Datei auch selbst in einer Karte im Chat oder über einen kurz gültigen Link wählen; dann geht es direkt an aurenote. aurenote schickt nichts von sich aus. Was die KI abruft, geht an den Anbieter der KI, bei Anthropic, OpenAI und Google in die USA, und wird dort nach dessen Bedingungen und Datenschutzerklärung bearbeitet; dafür bist du gegenüber diesem Anbieter selbst Kundin oder Kunde. Was dir andere einzeln geteilt haben, ruft die KI erst ab und ändert sie erst, nachdem sie dich gefragt hat. Aufgaben, die dir jemand gegeben hat, zeigt sie dir ohne Rückfrage in der Aufgabenliste, den Eintrag dazu aber erst danach. Wir speichern die Verbindung (Name der App, Zeitpunkt, erteilte Rechte), die Zugangs-Tokens und je Aufruf, welches Werkzeug wann lief, aber keine Inhalte. Unter «Integrationen» siehst du alle Verbindungen und kannst jede sofort trennen; danach löschen wir die Tokens. Firmen können KI-Connectors für alle Mitglieder abschalten.

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb des Dienstes (Notizen, Meetings, Transkription)
Abrechnung und Vertragsverwaltung
Sicherheit der Plattform (Missbrauchserkennung, Spam-Schutz, Fehler-Logging)
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Buchhaltung, OR Art. 957a)
Kommunikation mit dir (Service-Mails wie Verifikation, Rechnungen, kritische Updates)

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten auf folgenden Grundlagen:

Vertragserfüllung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG - zur Erbringung des aurenote-Dienstes gemäss AGB und für Schritte vor dem Vertragsschluss, etwa die Bearbeitung deiner Anfrage
Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 31 Abs. 1 revDSG - bei Meeting-Aufnahmen (alle Teilnehmenden), optionalen Integrationen, KI-Connectors und Push-Mitteilungen
Berechtigtes Interesse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - für Sicherheit, Missbrauchserkennung und Produktverbesserung
Gesetzliche Verpflichtung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO / OR Art. 957a - Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen für 10 Jahre

Hosting und Datenort

Deine Daten (Konten, Notizen, Meetings, Aufnahmen und Dateien) liegen auf Servern in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren von Infomaniak in Genf. Auch die tägliche, verschlüsselte Sicherung bleibt in der Schweiz, bei Swiss Backup von Infomaniak. Für einzelne Verarbeitungsschritte geben wir Daten an Dienstleister im Ausland weiter: in die USA an Recall.ai (Meeting-Bot; Aufnahme und Transkript entstehen dort, transkribiert über AssemblyAI; sobald beides bei uns ist, löschen wir es bei Recall, spätestens nach 7 Tagen), Anthropic (KI-Zusammenfassungen und Antworten), Resend (E-Mail-Versand) und Google Firebase (Push-Mitteilungen der App, auf iPhones weiter an Apple), in die EU an AssemblyAI (Transkription von hochgeladenen Dateien und Aufnahmen aus Browser und App, Standort Dublin). Verbindest du einen Kalender oder meldest du dich mit Microsoft oder Apple an, erhalten auch Microsoft, Google bzw. Apple Daten; kaufst du in der iPhone-App, erhält Apple die Kaufdaten. Kaufst du über die Kasse auf aurenote.ch, erhält Stripe (Irland) die Zahlungsdaten. Microsoft, Google und Apple bearbeiten diese Daten als eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen, ebenso Stripe für Betrugsprävention und die Prüfung auf Geldwäscherei. Wo das Zielland keinen angemessenen Datenschutz gewährleistet, stützen wir die Bekanntgabe auf Standardvertragsklauseln. Wer was erhält, steht auf der Sub-Prozessoren-Seite. Für Kundinnen und Kunden aus der EU gilt der EU-Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz: deine Daten geniessen ein gleichwertiges Schutzniveau.

Sub-Prozessoren (Auftragsbearbeiter)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, um den Service zu erbringen. Die vollständige Liste findest du auf der Sub-Prozessoren-Seite.

Aufbewahrung und Löschung

Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Vertrag läuft. Nach dem Vertragsende hast du noch 30 Tage Zugriff und kannst alles als ZIP exportieren (Markdown, Aufnahmen und eingefügte Medien); danach löschen wir alle persönlichen Daten unwiderruflich. In der Sicherung bleiben gelöschte Daten noch bis zu 30 Tage, bis sie dort überschrieben sind. Anfragen, aus denen kein Vertrag wird, löschen wir spätestens nach 12 Monaten. Rechnungen werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren behalten (OR Art. 958f). Kaufbelege von Apple (Kaufnummer, Produkt, Datum) behalten wir aus demselben Grund auch nach dem Löschen deines Kontos, ohne Verbindung zu deinem Namen oder deiner E-Mail. Einträge der Aktivitätshistorie löschen wir nach einem Jahr. Sie bleiben auch nach der Löschung eines Kontos bis dahin stehen, damit die Firma nachvollziehen kann, was in ihrem Team geschah. Die Belege deiner Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung und AVV und deiner Bestätigung, dass für Auto-Join alle Teilnehmenden einverstanden sind, behalten wir, solange dein Konto besteht.

Deine Rechte

Du hast jederzeit folgende Rechte:

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 25 revDSG, Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 revDSG, Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Daten (Art. 32 revDSG, Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenportabilität - Export als ZIP (Art. 28 revDSG, Art. 20 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (jederzeit, ohne Nachteile)

Zur Ausübung deiner Rechte schreib uns an info@recica-solutions.ch. Bei Beschwerden kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) wenden, oder bei DSGVO-relevanten Sachverhalten an deine zuständige EU-Aufsichtsbehörde.

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein: Verbindungen zur Website und zur App sind mit TLS 1.2 oder 1.3 verschlüsselt. Transkripte, Zusammenfassungen und die Zugangs-Tokens verbundener Kalender speichern wir zusätzlich auf Feldebene verschlüsselt (AES-256-GCM), Passwörter nur als scrypt-Hash. Die Zwei-Faktor-Anmeldung steht allen Konten offen; für den Zugang des Anbieters ist sie Pflicht. Die tägliche Sicherung ist verschlüsselt (restic, AES-256), liegt bei Swiss Backup von Infomaniak in der Schweiz und wird 30 Tage aufbewahrt. Eingriffe des Anbieters in Kundenkonten werden im Audit-Log protokolliert.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Wesentliche Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an. Das jeweils gültige Datum siehst du oben unter 'Zuletzt aktualisiert'.