Politique de confidentialité

Résumé

Nous traitons vos données exclusivement pour l'exploitation d'aurenote, hébergeons en Suisse (Genève, Infomaniak) et ne partageons pas vos contenus avec des tiers à des fins publicitaires ou d'entraînement d'IA. Cette politique est rédigée conformément à la LPD révisée (Suisse) et au RGPD (UE).

Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens de l'art. 5 LPD / art. 4 ch. 7 RGPD est :

Recica Solutions
Entreprise individuelle · Propriétaire : Donat Recica
Zollstrasse 6, 8212 Neuhausen am Rheinfall, Schweiz
Contact protection des données: info@recica-solutions.ch

Quelles données nous traitons

Nous ne traitons que les données nécessaires à la fourniture du service :

Demande d'accès

Si vous demandez un accès via le formulaire : tarif choisi, nom, adresse e-mail, langue et, si vous les indiquez, numéro de téléphone, entreprise et votre message. Nous en avons besoin pour vous recontacter, vous faire une offre et configurer votre compte ; la demande nous est aussi envoyée par e-mail à cette fin. Si aucun contrat n'est conclu, nous la supprimons au plus tard après 12 mois.

Données de compte

Nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme de hachage, jamais en clair), langue sélectionnée et date à laquelle vous avez accepté les CGV et la présente politique. Pour les membres d'un espace de travail, également le rôle (propriétaire, admin, membre, lecture seule). Si vous vous connectez avec Microsoft : l'identifiant de votre compte Microsoft et les jetons d'accès émis par Microsoft, chiffrés. Si vous vous connectez avec Apple : l'identifiant de votre compte Apple, l'adresse e-mail qu'Apple nous transmet (y compris une adresse de relais d'Apple si vous masquez votre adresse), votre nom la première fois et un jeton d'accès d'Apple, chiffré. Lorsque nous supprimons votre compte, nous révoquons la connexion auprès d'Apple. Si vous vous connectez avec Google : l'identifiant de votre compte Google, votre nom et votre adresse e-mail tels que Google nous les transmet, et les jetons d'accès émis par Google, chiffrés. aurenote n'obtient ainsi pas accès à votre calendrier ; vous le connectez séparément. Si vous activez l'authentification à deux facteurs : le secret de votre application d'authentification et vos codes de secours, également chiffrés.

Contenu des notes

Textes et métadonnées des notes que vous créez. Nous ne les lisons pas, hormis pour le traitement technique (recherche IA, indexation), et elles ne sont visibles que par vous ou vos collègues d'espace de travail.

Données de réunion

Si vous invitez le bot à une réunion : enregistrement audio, transcription, résumé, noms des participants (tels que signalés par l'outil de réunion) et suggestions de tâches. Les enregistrements n'ont lieu qu'avec le consentement de tous les participants. Le bot s'annonce de manière sonore et dans le chat. Il en va de même pour les enregistrements que vous réalisez ou téléversez vous-même : la piste audio est conservée, peut être écoutée dans l'application et téléchargée. Sa durée de conservation dépend de votre réglage ; sans réglage, elle reste jusqu'à ce que vous supprimiez la réunion ou votre compte. Peuvent la télécharger le propriétaire, les personnes autorisées à modifier et, si vous l'autorisez lors du partage, toutes les personnes autorisées à lire. Chaque téléchargement est journalisé. Si vous transmettez une tâche, la réunion ou la note est partagée avec cette personne de votre équipe (la modification est présélectionnée ; vous pouvez aussi choisir la lecture seule), et tous ceux qui voient l'entrée voient qui est responsable. Les tâches d'une réunion ou d'une note sont visibles par toutes les personnes autorisées à voir l'entrée, avec la personne responsable, l'état d'avancement et une vue d'ensemble par personne. Par e-mail, seule votre propre messagerie s'ouvre ; aurenote n'envoie rien.

Données de paiement

Pour la facturation : nom ou entreprise, adresse de facturation, tarif ainsi que les factures et leur état de paiement. Si vous achetez via la caisse sur aurenote.ch, également votre identifiant client Stripe et l'identifiant de l'abonnement ; les données de carte de crédit n'atteignent JAMAIS nos serveurs - la saisie et le stockage ont lieu directement chez Stripe (PCI-DSS niveau 1). Pour un contrat sur demande, nous établissons des factures et n'avons besoin d'aucune donnée de carte. Si vous achetez dans l'app iPhone, Apple nous transmet le numéro de transaction, le produit, la date et la durée ainsi qu'un identifiant qui relie l'achat à votre compte, mais jamais de données de paiement. Apple nous signale les renouvellements, résiliations et remboursements, et nous comparons l'état chaque jour avec Apple.

Données techniques

Adresse IP, agent utilisateur, langue du navigateur et heure de connexion. Nous en avons besoin pour détecter les abus et pour l'historique d'activité de votre équipe (section suivante). Nous supprimons l'adresse IP et l'agent utilisateur au plus tard après 90 jours, et l'entrée de connexion après un an.

Historique d'activité de l'équipe

Si vous êtes membre d'une équipe, ses propriétaires et administrateurs voient dans l'historique d'activité ce que vous faites dans l'équipe (par exemple inviter, partager, supprimer, télécharger), quand vous vous connectez, y compris les tentatives échouées, quand vous connectez ou déconnectez un calendrier ou une connexion IA, et, pendant 90 jours, votre appareil et votre adresse IP. Ils ne voient les titres des réunions et des notes que s'ils peuvent les ouvrir eux-mêmes. Les contenus, les recherches et la consultation des éléments n'y figurent pas. Nous supprimons les entrées de l'historique d'activité après un an.

Connexion du calendrier

Si vous connectez un calendrier, aurenote lit vos rendez-vous afin que le bot puisse rejoindre vos réunions en ligne. Si vous autorisez aussi l'ajout, aurenote ajoute les rendez-vous qu'il a détectés dans vos réunions et notes et que vous avez confirmés. C'est facultatif ; vous pouvez couper la connexion à tout moment sous « Intégrations ». Selon la voie choisie, nous recevons les autorisations suivantes :

Microsoft (Outlook, Teams) : accès en lecture à vos calendriers (Calendars.Read), à votre profil (User.Read) ainsi qu'au nom et à l'adresse e-mail du compte (openid, profile, email), et avec offline_access l'autorisation de synchroniser le calendrier même lorsque vous n'êtes pas connecté·e ; uniquement si vous choisissez « Autoriser l'ajout », en plus le droit de créer des événements (Calendars.ReadWrite).
Google : accès en lecture aux événements de vos calendriers (calendar.events.readonly) ainsi qu'au nom et à l'adresse e-mail du compte Google (openid, email, profile) ; uniquement si vous choisissez « Autoriser l'ajout », en plus le droit de créer des événements (calendar.events).
iCal : uniquement l'adresse du flux de calendrier que vous indiquez vous-même. Nous lisons le calendrier par ce biais, sans connexion.

Nous enregistrons l'adresse e-mail et l'identifiant du compte connecté, les jetons d'accès (chiffrés avec AES-256-GCM) ou, pour iCal, l'adresse du flux, et pour chaque rendez-vous des 14 prochains jours : titre, description, début, fin et lien vers la réunion en ligne. Nous synchronisons toutes les 15 minutes ; les rendez-vous que vous supprimez de votre calendrier sont retirés lors de la synchronisation suivante, tant qu'aucun bot n'est prévu pour eux. Les rendez-vous passés restent enregistrés jusqu'à ce que vous coupiez la connexion. Si vous coupez la connexion ou si votre compte est supprimé, nous supprimons les jetons et tous les rendez-vous enregistrés.

Nous utilisons ces données uniquement pour ces fonctions : vous montrer les réunions en ligne à venir, vous rappeler un rendez-vous peu avant son début si vous autorisez les notifications, laisser le bot les rejoindre lorsque vous l'invitez ou avez activé la participation automatique, et, à votre demande, ajouter les rendez-vous qu'aurenote a détectés et que vous avez confirmés. Pour cela, tant qu'un calendrier avec ajout autorisé est connecté, l'IA examine les paragraphes nouveaux ou modifiés de vos notes et les résumés de vos réunions à la recherche de rendez-vous et d'échéances, chez le même fournisseur que le résumé ; nous comparons les rendez-vous détectés avec ceux de votre calendrier pour ne rien proposer deux fois. Seuls le titre, l'heure et un lien vers aurenote sont ajoutés, jamais de texte d'une note ou d'une transcription. Lorsque le bot rejoint une réunion, son lien est transmis à Recall.ai et le titre du rendez-vous devient celui de la réunion. Nous ne vendons pas les données de calendrier et ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'IA. Personne chez aurenote ne les consulte, sauf si vous l'autorisez expressément (par exemple pour une demande d'assistance), si c'est nécessaire à la sécurité ou si la loi l'exige.

L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations qu'aurenote reçoit des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

L'application pour iPhone et Android

L'application affiche le site aurenote.ch dans sa propre fenêtre. Elle traite donc les mêmes données que le site, avec la même connexion, et ne contient aucun outil d'analyse ni de publicité. Elle demande les autorisations dont ses fonctions ont besoin : microphone (enregistrements), appareil photo et photos (images et vidéos dans les notes et les tâches) et notifications. Vous pouvez retirer chacune d'elles dans les réglages de votre téléphone.

Notifications push

Si vous autorisez les notifications, l'application vous signale qu'un résumé est prêt ou qu'une réunion a échoué, aux heures que vous choisissez dans les réglages (sans modification : le jour de l'échéance à 8 h, 11 h et 15 h, pour les tâches en retard à 8 h et en semaine à 17 h pour le lendemain, le vendredi jusqu'au lundi) lorsque des tâches sont à faire ou en retard, peu avant le début d'un rendez-vous de votre calendrier connecté, lorsqu'aurenote détecte un rendez-vous ou une échéance et une heure avant un rendez-vous ajouté, et lorsque quelqu'un partage une réunion ou une note avec vous ou vous transmet une tâche. Vous pouvez désactiver chaque type individuellement dans les réglages. Pour cela, nous enregistrons le jeton push de votre appareil, la plateforme (iOS ou Android) et la version de l'application. La distribution passe par Firebase Cloud Messaging de Google aux États-Unis ; sur iPhone, Firebase transmet la notification au service Apple Push Notification. Une notification contient un bref message, le texte des tâches à faire et des tâches qu'on vous transmet, les titres de réunions, de notes ou de rendez-vous, l'heure d'un rendez-vous et le nom de la personne qui a partagé quelque chose avec vous ou vous a transmis une tâche, mais jamais la transcription ni le résumé. Un titre peut avoir été formé par l'IA à partir du contenu de la réunion. Le contenu d'une notification peut être visible sur l'écran verrouillé ; dans les réglages de votre téléphone, vous pouvez masquer les aperçus tant qu'il est verrouillé. Pour qu'aucune notification n'arrive deux fois, nous conservons pendant 60 jours la trace des notifications envoyées et de leur date. Si vous désactivez les notifications dans les réglages ou vous déconnectez, nous supprimons le jeton ; les jetons invalides sont retirés automatiquement.

Connecteurs IA (Claude, Codex, ChatGPT, Gemini)

À partir de l'offre Plus, tu peux connecter aurenote à une IA, par exemple Claude d'Anthropic, Codex et ChatGPT d'OpenAI ou Gemini de Google dans Antigravity. C'est facultatif et n'a lieu que si tu configures et autorises toi-même la connexion. L'IA récupère alors, via ta connexion, des réunions, transcriptions, notes et tâches lorsque tu le lui demandes dans le chat et, si tu l'autorises, crée des notes et des tâches, modifie des tâches et des sections des notes que tu peux modifier, met des tâches « en cours » ou terminées, attribue des tâches des entrées que tu peux modifier à des personnes de ton équipe (elle voit pour cela leurs noms et adresses e-mail), coche les tâches qu'on t'a transmises et ajoute des images et des fichiers comme PDF, Word ou PowerPoint aux notes. Pour une image ou un fichier que tu transmets dans ChatGPT, aurenote le récupère chez OpenAI ; ceux d’une autre IA sont envoyés par celle-ci. Tu peux aussi choisir toi-même une photo ou un fichier dans une carte dans le chat ou via un lien de courte durée ; l’envoi va alors directement à aurenote. aurenote n'envoie jamais rien de lui-même. Ce que l'IA récupère va au fournisseur de l'IA, pour Anthropic, OpenAI et Google aux États-Unis, et y est traité selon ses conditions et sa politique de confidentialité ; tu es toi-même client de ce fournisseur. Ce que d'autres t'ont partagé individuellement n'est récupéré ou modifié qu'après que l'IA te l'a demandé. Les tâches qu'on t'a transmises sont affichées sans demander dans la liste des tâches, l'entrée elle-même seulement après. Nous enregistrons la connexion (nom de l'app, date, droits accordés), les jetons d'accès et, pour chaque appel, quel outil a été utilisé et quand, mais aucun contenu. Sous « Intégrations », tu vois toutes les connexions et peux déconnecter chacune immédiatement ; nous supprimons alors les jetons. Les entreprises peuvent désactiver les connecteurs IA pour tous les membres.

Finalités du traitement

Fourniture et exploitation du service (notes, réunions, transcription)
Facturation et gestion des contrats
Sécurité de la plateforme (détection d'abus, anti-spam, journalisation des erreurs)
Respect des obligations légales de conservation (p. ex. comptabilité, art. 957a CO)
Communication avec vous (e-mails de service tels que vérification, factures, mises à jour critiques)

Bases juridiques

Nous traitons vos données sur les bases suivantes :

Exécution du contrat: Art. 6 par. 1 let. b RGPD / art. 31 al. 2 let. a LPD - pour la fourniture du service aurenote selon les CGV et pour les mesures précontractuelles, comme le traitement de votre demande
Consentement: Art. 6 par. 1 let. a RGPD / art. 31 al. 1 LPD - pour les enregistrements de réunion (tous les participants), les intégrations optionnelles, les connecteurs IA et les notifications push
Intérêt légitime: Art. 6 par. 1 let. f RGPD - pour la sécurité, la détection d'abus et l'amélioration du produit
Obligation légale: Art. 6 par. 1 let. c RGPD / art. 957a CO - conservation des pièces comptables pendant 10 ans

Hébergement et lieu de traitement

Vos données (comptes, notes, réunions, enregistrements et fichiers) sont stockées sur des serveurs dans des centres de données Infomaniak certifiés ISO 27001 à Genève. La sauvegarde quotidienne chiffrée reste elle aussi en Suisse, chez Swiss Backup d'Infomaniak. Pour certaines étapes de traitement, nous transmettons des données à des prestataires à l'étranger : aux États-Unis à Recall.ai (bot de réunion ; l'enregistrement et la transcription y sont réalisés, cette dernière via AssemblyAI ; dès que les deux sont chez nous, nous les supprimons chez Recall, au plus tard après 7 jours), Anthropic (résumés et réponses par IA), Resend (envoi d'e-mails) et Google Firebase (notifications push de l'application, transmises à Apple pour les iPhone), et dans l'UE à AssemblyAI (transcription des fichiers téléversés et des enregistrements du navigateur ou de l'application, site de Dublin). Si vous connectez un calendrier ou vous connectez avec Microsoft ou Apple, Microsoft, Google ou Apple reçoivent également des données ; si vous achetez dans l'app iPhone, Apple reçoit les données d'achat. Si vous achetez via la caisse sur aurenote.ch, Stripe (Irlande) reçoit les données de paiement. Microsoft, Google et Apple traitent ces données en tant que responsables propres selon leurs propres politiques de confidentialité, de même que Stripe pour la prévention de la fraude et les contrôles anti-blanchiment. Lorsque le pays de destination ne garantit pas une protection adéquate des données, nous fondons la communication sur des clauses contractuelles types. La page des sous-traitants indique qui reçoit quoi. Pour la clientèle de l'UE, la décision d'adéquation de l'UE pour la Suisse s'applique : vos données bénéficient d'un niveau de protection équivalent.

Sous-traitants

Nous faisons appel à des prestataires soigneusement sélectionnés pour fournir le service. La liste complète est disponible sur la page des sous-traitants.

Conservation et suppression

Vos données restent enregistrées tant que votre contrat est en cours. Après la fin du contrat, vous gardez l'accès pendant 30 jours et pouvez tout exporter au format ZIP (Markdown, enregistrements et médias intégrés) ; ensuite, nous supprimons toutes les données personnelles de manière irréversible. Dans la sauvegarde, les données supprimées subsistent jusqu'à 30 jours, le temps d'y être écrasées. Les demandes qui n'aboutissent pas à un contrat sont supprimées au plus tard après 12 mois. Les factures sont conservées pendant la durée légale de 10 ans (art. 958f CO). Pour la même raison, nous conservons les justificatifs d'achat Apple (numéro de transaction, produit, date) après la suppression de votre compte, sans lien avec votre nom ou votre e-mail. Nous supprimons les entrées de l'historique d'activité après un an. Elles subsistent jusque-là même après la suppression d'un compte, afin que l'entreprise puisse retracer ce qui s'est passé dans son équipe. Nous conservons les preuves de votre consentement aux CG, à la déclaration de confidentialité et à l'accord de sous-traitance, ainsi que de votre confirmation que tous les participants acceptent l'auto-join, tant que votre compte existe.

Vos droits

Vous disposez à tout moment des droits suivants :

Accès aux données vous concernant (art. 25 LPD, art. 15 RGPD)
Rectification des données inexactes (art. 32 LPD, art. 16 RGPD)
Suppression de vos données (art. 32 LPD, art. 17 RGPD)
Limitation du traitement (art. 18 RGPD)
Portabilité des données - export au format ZIP (art. 28 LPD, art. 20 RGPD)
Retrait des consentements accordés (à tout moment, sans inconvénient)

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à info@recica-solutions.ch. Pour les plaintes, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch) ou, pour les questions liées au RGPD, à votre autorité de contrôle compétente dans l'UE.

Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles : les connexions au site et à l'application sont chiffrées avec TLS 1.2 ou 1.3. Les transcriptions, les résumés et les jetons d'accès des calendriers connectés sont en outre chiffrés au niveau des champs (AES-256-GCM), les mots de passe ne sont stockés que sous forme de hachage scrypt. L'authentification à deux facteurs est disponible pour tous les comptes ; elle est obligatoire pour l'accès du fournisseur. La sauvegarde quotidienne est chiffrée (restic, AES-256), se trouve chez Swiss Backup d'Infomaniak en Suisse et est conservée 30 jours. Les interventions du fournisseur dans les comptes clients sont consignées dans le journal d'audit.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons adapter la présente politique de confidentialité. Les modifications substantielles sont annoncées par e-mail au moins 30 jours à l'avance. La date en vigueur est indiquée ci-dessus sous 'Dernière mise à jour'.